الاتصالات المهنية: الوسائل والوظائف ومبادئ تنظيم العملية

2024 مؤلف: Miguel Ramacey | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 06:13

التواصل المهني ضروري لتمكين الأشخاص في الشركة من التواصل بشكل فعال مع بعضهم البعض. تعتمد وتيرة عمل المؤسسة بأكملها بشكل مباشر على مدى سرعة نقل المعلومات وإمكانية الوصول إليها.

تلعب الاتصالات المهنية دورًا مهمًا في اتخاذ القرارات الأكثر فاعلية وإيصالها إلى الفريق. إذا كانت سيئة التأسيس ، فإن هذا يهدد بإحداث عواقب سلبية ، والتي يمكن التعبير عنها في أخطاء في القرارات المختارة ، في ظهور سوء التفاهم بين الموظفين والمدير ، وكذلك في تدهور العلاقات الشخصية.

تعريف المفهوم

الاتصالات المهنية هي تفاعلات تتم في مجال العلاقات الرسمية. هدفهم الرئيسي هو تحقيق النتائج المرجوة ، وحل المهام المحددة ، وكذلك تحسين بعض الأنشطة. في نفس الوقت ، كل من المشاركين في الاتصالات المهنيةله وضعه الخاص ، كونه رئيسًا أو تابعًا أو زميلًا أو شريكًا.

في تلك الحالات عندما يتواصل الأشخاص في مستويات مختلفة من السلم الوظيفي (المؤدي والمدير) مع بعضهم البعض ، يمكننا التحدث عن الاتصالات التابعة. بعد كل شيء ، يظهر عمودي العلاقات بوضوح هنا. عند تنفيذ التفاعل على أساس مبدأ التعاون المتكافئ ، يمكننا التحدث عن الاتصالات الأفقية.

صلة المشكلة

التواصل المهني هو تجربة يومية للناس. يحدث في العمل وفي المدارس والجامعات والمؤسسات الرسمية. هذا اتصال بين الطلاب والمعلمين والمرؤوسين والرؤساء والمنافسين والشركاء والزملاء. من أجل تحقيق الهدف الذي أمامه ، يجب أن يكون كل شخص على دراية بوسائل ومبادئ مثل هذه الاتصالات ، لأن الشركاء بحاجة إلى التواصل باللغة نفسها (بالمعنى الحرفي والمجازي) ، ولديهم تجربة اجتماعية مشتركة ويفهمون بعضهم البعض.

الامتثال للشروط الأساسية لاتصالات الأعمال

كيف تجعل التواصل في النشاط المهني فعالاً بقدر الإمكان؟ سيتطلب هذا استيفاء عدد من الشروط. بادئ ذي بدء ، يجب أن يكون للتواصل هدف واضح. في الوقت نفسه ، فإن مصلحة جميع الأشخاص المشاركين في هذه العملية مهمة في تحقيقها. مثال على ذلك هو إبرام اتفاق ، وإقامة علاقات ، وتنسيق الأحداث ، وتطوير أفضل الظروف للتعاون ، وما إلى ذلك.

للجميعيحتاج المشاركون في الاتصالات المهنية والتجارية إلى الاتصال ببعضهم البعض ، والقيام بذلك بغض النظر عن إبداءات الإعجاب أو عدم الإعجاب الشخصية. في الوقت نفسه ، من الضروري مراعاة التبعية والأدوار الوظيفية وآداب العمل والقيود الرسمية. المفهوم الأخير لا يعني فقط تنفيذ مختلف البروتوكولات والروتين واللوائح ، ولكن أيضًا الحاجة المبتذلة للتحكم في قوة عواطف المرء واحترام المحاور.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن أحد الشروط الضرورية للتنفيذ الأكثر فعالية لاتصالات الأعمال في الأنشطة المهنية هو قابليتها للإدارة. يجب أن يهتم رئيس الشركة ، باعتباره الشخص الأكثر اهتمامًا بحل المهام التي تواجه الفريق ، بهذه اللحظة أولاً. من المهم بالنسبة له أن يحفز موظفيه على إيجاد الحل الأفضل ، وإلا سيبقون مراقبين سلبيين ، ولا يقدمون أي أفكار.

أدوات اتصالات الأعمال

التواصل المهني هو رغبة هادفة لشخص واحد أو مجموعة كاملة من الناس لتحفيز موظف واحد أو الفريق بأكمله على العمل الذي يمكن بطريقة ما تغيير الموقف أو تحويل المحادثة في اتجاه مختلف.

هناك عدد من الأدوات المتاحة لتنفيذ الخطة. لذا فإن وسائل الاتصال المهني تشمل:

1. البريد العادي. من بين جميع وسائل الاتصال التجاري ، فهي الأقدم. وفي هذا الصدد ، فإن البريد التقليدي لديه عدد مننقائص. وهي تتكون من سرعة منخفضة في إرسال الرسائل ، وتصميم أكثر تعقيدًا للحروف (بالمقارنة مع أنواع الاتصالات الأخرى) ، وما إلى ذلك ، ناهيك عن حقيقة أن هذا النظام لا يعمل دائمًا على المستوى المناسب. لكن البريد العادي لا يزال يستخدم اليوم كوسيلة للاتصالات المهنية. ميزتها الرئيسية هي طريقة مقبولة للغاية لنقل المستندات المهمة بين الشركاء. في العلاقات التجارية ، يمكن أيضًا استخدام طريقة مثل إرسال البرقيات. يتم توفير هذه الخدمة أيضًا عن طريق البريد.
2. اتصال هاتفي. هذه وسيلة فعالة للغاية للاتصالات التجارية. ومع ذلك ، فإن المفاوضات الهاتفية ليست ملزمة قانونا. يجب أن تؤخذ هذه النقطة في الاعتبار عند استخدام الاتصالات المهنية ، أثناء استخدام وسائل أخرى.
3. بريد إلكتروني. تتمتع هذه الوسيلة الجديدة نسبيًا للاتصالات التجارية بشعبية مستحقة. تتمثل إحدى مزاياها الرئيسية في الجمع بين شكل الاتصالات المكتوبة (نص ثابت) والصفات التي يتمتع بها الاتصال الشفوي ، في شكل سرعة نقل المعلومات وإمكانية الحصول على استجابة فورية تقريبًا. تجعل هذه الصفات البريد الإلكتروني أحد الوسائل الرئيسية المستخدمة لنقل الرسائل ذات الطبيعة غير الرسمية.
4. فاكس. باستخدام جهاز خاص ، يمكنك بسرعة كبيرة نقل نسخة من أي مستند إلى شريكك. السرعة هي ميزة لا شك فيها للاتصال بالفاكس. ومع ذلك ، فإن الوثائق المنقولة بهذه الطريقة ليس لها قوة قانونية ، لأنها لا تملكالتوقيعات والأختام الأصلية. لهذا السبب ، في معظم الحالات ، يتم استخدام الفاكس كوسيلة اتصال فقط للإرسال الفوري للوثائق. لا يمكن قبولها للتنفيذ إلا إذا تم إرسال النسخ الأصلية بعدها بالبريد العادي. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه ممنوع إرسال المستندات المميزة بعلامة "For Official Use" أو "Confidential" عن طريق الفاكس.

الاتصالات التجارية

لطالما كان الاتصال الشفوي في صميم التواصل المهني. وهي تتم بين أشخاص مترابطين مع مصالح القضية ، ولديهم أيضًا الصلاحيات اللازمة لحل المشكلات التي نشأت وإقامة شراكات.

مثل هذه المحادثات هي وسيلة اتصال مهنية ، وتجسد جميع المزايا التي يفتقر إليها الاتصال الهاتفي وتبادل المعلومات المكتوبة. الحقيقة هي أن الاتصالات التجارية:

• يتم تنفيذه في ظروف اتصال وثيق ، عندما يكون من الممكن التركيز على محاور واحد فقط أو على مجموعة صغيرة من الناس ؛
• يخلق الظروف التي يمكن بموجبها إقامة العلاقات الشخصية ؛
• يعني الاتصال المباشر.

محادثة العمل تشير في المقام الأول إلى الكلام الشفوي. وهو ، بالمقارنة مع النموذج المكتوب ، لديه عدد من الاختلافات المهمة. خلال مثل هذه المحادثة ، يصبح من الممكن التأثير بشكل مباشر على المحاور أو مجموعة من الأشخاص. في هذه الحالة ، يتم استخدام الإيماءات وتعبيرات الوجه والتنغيم وما إلى ذلك. بجانب،التواصل وجهاً لوجه لا يترك أي وقت للتفكير المسبق. لهذا السبب غالبًا ما تُستخدم أشكال الاتصال غير الرسمية في محادثة العمل ، بالإضافة إلى بعض الميزات الأسلوبية والنحوية.

تستخدم كأساس للتواصل المهني ، وتتميز محادثة العمل في المقام الأول بالبناء المنطقي للفكر. استنادًا إلى الممارسة الحالية ، يمكن القول إن رجال الأعمال الذين يجيدون استخدام الأحكام والمفاهيم ، والقادرون على إثبات الاستنتاجات الصحيحة وإثباتها بشكل مقنع ، ينجحون بشكل أسرع بكثير من رجال الأعمال الذين لا يمتلكون هذه المهارات.

المحادثة المهنية لها ثقافتها النفسية الخاصة. يكمن في قدرة المحاورين على ترك انطباع جيد لدى الآخرين ، وخلق جو ودي للاجتماع ، وتطبيق تقنيات خاصة تحمي من الأسئلة غير الصحيحة ، والاستماع إلى خصومهم حتى النهاية ، وإذا لزم الأمر ، دحض حججهم ، واستخدام تقنية تسمح بالاتصال الخالي من التعارض.

العلاقات بين الثقافات

اليوم ، يحتضن العالم بشكل متزايد من خلال عملية العولمة. هذا هو السبب في أن التواصل المهني بين الثقافات يأتي في المقدمة. لتنفيذه ، هناك حاجة إلى متخصصين لا يعرفون لغة أجنبية فقط. إنهم بحاجة إلى إتقانها فيما يتعلق بالاتصالات التجارية.

في أغلب الأحيان تتم مثل هذه الاتصالات المهنية باللغة الإنجليزية. إنها وسيلة الاتصال الرئيسية فيمستوى الطريق السريع

اللغة الإنجليزية في مجال الاتصال المهني هي نسخة حديثة ومبسطة من اللغة الإنجليزية بشكل عام. يتميز بوجود عبارات مبتذلة قياسية ، فضلاً عن جميع أنواع الأنماط. يحتاج المختص إلى معرفتها والقدرة على استخدامها في مواقف معينة.

إذا تمت دعوة مترجم فوري إلى اجتماع عمل من قبل رجل أعمال ، فلن ينطلق مثل هذا المتخصص في التواصل المهني فقط من تجربته الحياتية والسلوك المقبول في بيئته الثقافية الأصلية. سيساعد الأخذ بعين الاعتبار خصوصيات سلوك الشعوب الأخرى على تجنب سوء الفهم والأخطاء والمشاكل في المحادثة.

في التواصل المهني بين الثقافات ، من الضروري معرفة القواعد الشخصية للعلاقات المقبولة في مجتمع معين. وهي - لغات الاتصال غير اللفظية واللفظية. تتضمن أولى هذه الإشارات إشارات صامتة مختلفة يرسلها المشاركون في الاتصال لبعضهم البعض. غالبًا ما يفعلون ذلك دون وعي. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن معرفة اللغات غير اللفظية واللفظية في التواصل المهني ذي الطبيعة بين الثقافات هو المفتاح لاجتماع ناجح. يجب أن يكون الأخصائي على دراية بجرس الكلام الذي يتبناه شخص معين ، وحجم النطق ، والتنغيم ، وتعبيرات الوجه ، والمواقف ، وما إلى ذلك. قد تختلف معايير استخدامها أثناء المحادثة. وخير مثال على ذلك هو الابتسامة الأمريكية التقليدية. في روسيا ، يعتبر غير صادق ومصطنع. الأمريكيونعلى العكس فهم يعتقدون أن الروس متشائمون ووقحون وجادون.

تدريب المتخصصين

كيف يتم حل مشاكل الاتصالات التجارية بين الولايات؟ يتطلب التفاوض الناجح وجود مترجم مؤهل تأهيلا عاليا في مجال الاتصال المهني ، لديه معرفة ثقافية متخصصة وعامة. تقوم الجامعات الروسية بتدريب هؤلاء المتخصصين

في نفس الوقت ، يتم استخدام برنامج يسمى "المترجم في مجال الاتصال المهني" بنشاط. يوفر المهارات اللازمة للتواصل بشكل فعال في التبادل التجاري والثقافي اليوم.

الوظائف الرئيسية

من بين ميزات الاتصال المهني نظامه المعقد نوعًا ما. يتكون من عدة مستويات ، لا تغطي فقط منظمة معينة ، ولكن أيضًا البيئة الخارجية. النظر في الوظائف الرئيسية للتواصل المهني.

1. إعلامي. تم تصميم الاتصالات المهنية لتلعب دور وسيط معين. بمساعدتها ، يتم تبادل الأفكار والقرارات والرسائل بين الموظفين. تعتبر وظيفة المعلومات الخاصة بالاتصالات التجارية ضرورية لتحقيق أهداف المنظمة ، وكذلك للقضاء على المشاكل التي تنشأ أثناء هذه العملية.
2. تحفيزي. تساهم الاتصالات المهنية في رغبة الموظفين في أداء مهامهم بشكل أفضل. هذه هي الوظيفة التحفيزية.الاتصالات المهنية. في هذه الحالة ، يستخدم القائد وسائل مثل الأمر والإقناع والاقتراح والطلب.
3. التحكم. باستخدام التبعية الهرمية ، تم تصميم هذه الوظيفة لمراقبة سلوك موظفي الشركة.
4. معبرة. بمساعدة هذه الوظيفة ، تساهم الاتصالات المهنية في إشباع الاحتياجات الاجتماعية من خلال التعبير عن الخبرات والمشاعر حول ما يحدث.
5. اتصالية. هذه الميزة محددة للغاية. بمساعدتها ، يتم تحديد الأخطاء والمشكلات النموذجية التي نشأت في الاتصالات التجارية وحلها ، وصياغة مبادئ السلوك الأمثل.

يمكن أيضًا النظر في وظائف الاتصالات المهنية من وجهة نظر ضمان حياة الشركة ككل. في هذه الحالة ، يحدث ما يلي:

1. الوظيفة التنظيمية. عند الاتصال ، هناك تأثير غير مباشر أو مباشر على الموظف ، الذي هو موضوع الإدارة. تساهم هذه الوظيفة في تنظيم الإجراءات المشتركة في الفريق والتنسيق والتحسين من قبل رئيس جميع الإجراءات التي يقوم بها الفريق.
2. وظيفة الرقابة الاجتماعية. أي من طرق حل مشاكل المنظمة ، وكذلك أشكالها ومبادئ عملها ، لها طابع معياري واضح. يساعد تنظيم جميع هذه الأحكام ، الواردة في تعليمات وأوامر الرئيس ، على ضمان تنظيم المؤسسة ونزاهتها ، فضلاً عن اتساق الإجراءات المشتركة لكل عضو من أعضاء الفريق. للحفاظ على هذا الاتجاه وممارسة اتصالاتهم المهنية للرقابة الاجتماعية.
3. وظيفة التنشئة الاجتماعية. إنها إحدى المهام الرئيسية لأي قائد. تسمح هذه الوظيفة للموظفين الشباب بالانضمام إلى الأنشطة المشتركة ، الذين يبدأون في إتقان مهارات وقدرات الاتصال ، وتعلم كيفية التنقل في موقف التواصل والتحدث والاستماع. كل هذا مهم جدًا ليس فقط لغرض التكيف بين الأشخاص ، ولكن أيضًا لتنفيذ الأنشطة المهنية. في الوقت نفسه ، يكتسب الشباب موقفًا متسامحًا ومهتمًا وخيرًا تجاه الموظفين الآخرين والقدرة على التصرف من أجل أداء مهمة جماعية.
4. الاجتماعية التربوية. في عملية الاتصالات المهنية ، هناك عملية تدريب وتعليم وتنمية شخصية الموظف مع نقل الخبرة العملية إليه. بفضل الاتصالات المنتظمة التي تظهر في سياق الأنشطة المشتركة ، يكتسب جميع المشاركين في الاتصال المعرفة عن أنفسهم وعن الشركاء ، وكذلك حول أفضل الخيارات لحل المهام التي تواجه الفريق. يصبح إتقان المهارات العملية أحيانًا بالنسبة لبعض الموظفين تعويضًا محتملاً عن فقدان المعرفة المهنية. وهذا مكفول من خلال الوظيفة الاجتماعية التربوية للاتصالات.

إرشادات

تعتمد الاتصالات المهنية على:

1. العلاقات الشخصية. يتميز هذا التواصل بالبراعة والانفتاح في التفاعل بين الناس. يعتمد هذا المبدأ على الاهتمام الشخصي ببعضنا البعض. وهذا على الرغم منهذا الاتصال هو الأعمال الموجهة. مثل هذا التواصل يحمل حتمًا ميزات الاتصال بين الأشخاص.
2. العزيمة. مبدأ الاتصالات المهنية هذا متعدد الأغراض ، لأن عملية الاتصال التجاري ، إلى جانب حمل المعلومات المقصود ، تحمل أيضًا هدفًا أساسيًا. على سبيل المثال ، يريد القائد ، الذي يخبر الفريق عن البيانات الإحصائية التي لديه ، أن يشير إلى الجوانب الإشكالية لمجال معين من النشاط. في الوقت نفسه ، على الأرجح ، على مستوى اللاوعي ، يسعى إلى أن يظهر أمام الحاضرين بلاغته وسعة الاطلاع وذكائه.
3. الاستمرارية. هذا هو آخر من مبادئ الاتصالات المهنية. إنه يتألف من حقيقة أننا ، عند الدخول في مجال رؤية شريكنا التجاري ، نصبح المبادرين للاتصال المستمر معه. في الوقت نفسه ، لا يحدث الاتصال على المستوى اللفظي فقط. يتلقى الشريك باستمرار رسائل سلوكية يمكنه من خلالها استخلاص النتائج المناسبة.
4. تعدد الأبعاد. في سياق الاتصالات المهنية ، يتم تحقيق جانبين على الأقل من العلاقات الشخصية. أولها نقل معلومات العمل والحفاظ على جهة الاتصال التي تم إنشاؤها. والثاني هو ترجمة الموقف العاطفي تجاه الشريك (يمكن أن يكون إيجابيًا وسلبيًا).

أخلاقيات الاتصالات المهنية

يجب أن يكون لدى كل من المشاركين في الاتصالات التجارية:

1. الصدق. بوجود مثل هذه السمات الشخصية ، يمتنع الناس عن الأفعال الخادعة والخداع. ومع ذلك ، حتىأولئك الذين يعتبرون الصدق معيارًا لا غنى عنه لسلوك العمل ، لا يزال يتعين عليهم أحيانًا الكذب. في هذه الحالة ، يتعين على الأشخاص الاختيار بين البدائل التي لا ترضيهم. ومع ذلك ، يجب دائما قول الحقيقة. الكذب له ما يبرره فقط عند اختيار أهون الشرين عندما تتطلب الظروف ذلك.
2. النزاهة. هذه الخاصية المتأصلة في الإنسان تجد تعبيرها في وحدة أفعاله ومعتقداته. السلوك اللائق هو عكس الازدواجية والنفاق. مثل هذا الشخص سيفعل دائمًا ما وعد به. على سبيل المثال ، سيساعد الموظف بالتأكيد زميله في أداء مهمة وظيفية. سيحدث هذا حتى عندما لا يكون من السهل عليه القيام بذلك ، لكنه قطع وعدًا.
3. العدل. تشير سمة الشخصية هذه إلى غياب التحيز والموضوعية في تقييم الأشخاص الآخرين وأفعالهم.
4. المسؤولية. تتجلى هذه الميزة الخاصة بالمشارك في علاقات العمل في مدى مسؤوليته عن كلماته ، ومراعاة المعايير الأخلاقية والوفاء بالتزاماته.